行政前台

一、形象接待与行政服务(核心门面职能)

这是前台最基础和最重要的工作，直接代表公司形象。

1.接待访客：热情、礼貌地接待每一位来访者，进行登记、发放访客证、通知被访人员，并引导至会客区或会议室。
2.接听总机电话：熟练接听公司总机电话，准确转接至相应部门或人员，做好留言记录，并处理一般的电话咨询。
3.收发管理：
·信件与快递：负责公司日常信件、报刊、杂志的签收、登记与分发。
·寄送服务：协助员工寄发快递和文件，并做好登记和费用统计。
4.会议室管理：
·预约、登记和分配会议室。
·布置会议室，准备会议所需设备（如投影仪、视频会议系统）。
·会后清理，确保会议室整洁。

二、日常行政与后勤支持(运营保障职能)

这部分工作确保办公室日常运营的顺畅。

1.办公环境维护：监督办公区域的整洁，与保洁人员沟通，确保环境舒适；监督绿植的维护。
2.办公用品管理：
·负责前台、会议室等公共区域办公用品的申领、保管和发放（如纸巾、矿泉水、文具等）。
·有时也协助行政专员进行全公司办公用品的库存管理、采购申请和发放。
3.行政费用处理：整理和统计前台的日常行政费用，如快递费、饮用水费等，并提交。
4.钥匙管理：保管和管理公司大门、会议室等钥匙。

三、基础人事辅助工作(桥梁职能)

在很多公司，前台也会协助人力资源部门完成一些基础工作。

1.面试接待：接待前来面试的候选人，安排他们填写表格、等候，并通知面试官。
2.员工考勤：部分公司会由前台负责监督员工打卡，统计外出登记，并在月底整理考勤数据交给HR。
3.员工活动支持：协助HR或行政部门筹备和组织公司活动、会议、年会等，可能负责签到、物料准备等工作。

四、其他临时性工作

完成上级领导或相关部门交办的其他临时性任务。

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行政前台所需的核心能力与素质：

·形象气质佳：穿着得体，举止大方，代表公司形象。
·出色的沟通能力：语言表达清晰、礼貌，善于与不同的人打交道。
·熟练的办公软件操作：熟练使用Word,Excel,PowerPoint等进行文档处理和简单数据统计。
·细心与责任心：工作琐碎，需要非常细心和有责任感，避免出错。
·应变能力：能妥善处理一些突发情况，如访客投诉、电话冲突等。
·服务意识：具有强烈的主动服务意识，乐于助人。
·保密意识：会接触到公司内部通讯录、管理层行程等信息，必须严格保密。

总而言之，行政前台是一个多功能复合型岗位，看似简单，实则对个人的综合素质要求很高，是许多职场新人进入行政、人事领域的绝佳起点。